Правила ведения записей в учетных регистрах. Способы проверки и исправления учетных записей Классификация учетных регистров
К учетным записям предъявляются требования:
v документальности;
v своевременности;
v краткости;
v точности;
v ясности.
В соответствии с перечисленными требованиями выделяют правила ведения записей в учетных регистрах:
1. записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных документов.
2. каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.
3. записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:
· по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;
· по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке – по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры;
4. по окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен.
5. записи в учетные регистры должны производиться своевременно.
6. кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные нужды, начисление заработной платы и пр.)
o дата записей в учетный регистр;
o номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
o основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);
o номер счетов и позиций аналитического учета;
Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установлением взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета – подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.
Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенные для этого строках и графах регистров.
Одна из задач подсчета итогов – проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, в регистрах шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали.
Часто для проверки полноты, правильности записей и выведенных итогов проводят контрольный подсчет соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.
Одним из средств контроля за правильностью счетных записей является взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими. Этот метод основан на том, что некоторые хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах дважды.
Также необходимым приемом контроля является взаимосверка данных аналитического и синтетического учета, между которыми должно быть равенство.
Способы исправления ошибок.
1. корректурный – ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах – подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления.
2. способ дополнительной проводки – в том случае если корреспонденция счетов правильная, но сумму указана меньшая чем следует, причем повторена в регистрах синтетического и аналитического учета или обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется с помощью дополнительной проводки.
3. способ «красное сторно» (аннулирование) – при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры (сумма) обводятся в рамку и при подсчете итогов вычитаются. Данный способ используется когда проводка корректна, а сумму записана больше, чем требуется. Данный способ применяется не только для исправления ошибок, но и также для записи некоторых хозяйственный операций (стронирование торговой оценки).
Оборотная ведомость - способ обобщения данных учетной регистрации в счетах бухгалтерского учета. Она составляется для обобщения данных синтетических счетов и взаимной проверки правильности записей в них.
Оборотные ведомости составляются в конце месяца на основании данных счетов об остатках (сальдо) на начало и конец месяца и оборотах за месяц.
Оборотные ведомости включают данные всех синтетических счетов, используемых организацией в учетной политике. На каждый счет отводится отдельная строка, в которой указываются: начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо по данному счету.
В оборотной ведомости имеется три пары колонок, в которых показываются сальдо и обороты по дебету и кредиту.
При правильном ведении учета должно быть попарное равенство итогов (равенство трех пар итогов):
Итог дебетовых начальных сальдо по счетам должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо;
Итог дебетовых оборотов по счетам - итогу кредитовых оборотов;
Итог конечных дебетовых сальдо - итогу кредитовых конечных сальдо.
Оборотная ведомость по синтетическим счетам имеет следующий вид (рисунок 7.1.):
Рисунок 7.1. Оборотная ведомость по синтетическим счетам
Оборотные ведомости по аналитическим счетам составляются к каждому синтетическому счету, к которому открыты аналитические счета. Они представляют собой итоги оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, объединенным одним синтетическим. Предназначены для проверки правильности учетных записей и для наблюдения и контроля за состоянием и движением отдельных видов средств.
Шахматная ведомость обобщает данные по оборотам на счетах и служит для раскрытия их содержания и проверки правильности корреспонденции счетов. Сумма оборотов по дебету счетов должна всегда равняться сумме оборотов по кредиту счетов, что обусловлено использованием двойной записи на счетах.
8.1. Значение и принципы классификации счетов
Классификация счетов бухгалтерского учета - это объединение их в группы по признаку однородности экономического содержания отражаемых в них показателей имущества, обязательств и хозяйственных операций.
Главными признаками, по которым классифицируются все счета бухгалтерского учета, являются:
Экономическое содержание счета;
Назначение и структура счета.
Классификация является основой построения плана счетов бухгалтерского учета.
Экономическое содержание счета определяется однородностью хозяйственных операций, учитываемых на данном счете и группе счетов, то есть содержанием учитываемого на нем объекта.
Назначение счета свидетельствует о содержании дебета и кредита, характере отражаемых на них операций, остатка (сальдо) на счете и его отражении в балансе. Назначение счетов определяет их структуру, т.е. порядок построения для отражения записей по дебету и кредиту.
В практике бухгалтерского учета применяется несколько способов счетной проверки итогов, учтенных на бухгалтерских счетах. Контроль основан на системе взаимной (логической) увязки цифровых данных учетных регистров. Так регистр построен по шахматному принципу, то общий итог по вертикали должен совпадать с итоговой суммой по горизонтали.
Для счетной проверки соответствия записей необходимо подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном регистре, затем сопоставить их с общей суммой, исчисленной по первичным документам и тем самым убедится в равенстве контрольных итогов или выявить допущенные ошибки (чаще всего они случаются в корреспонденциях бухгалтерских счетов, арифметических подсчетах, группировках учетных данных).
Другой способ контроля заключается в сверке равенства итоговых сумм в одних бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами в других. Дело в том, что некоторые хозяйственные факты учитываются в учетных регистрах дважды, так как один и тот же хозяйственный факт может проходить по двум разным документам, каждый из которых создается в разных инстанциях. Например, получение денежных средств с расчетного счета в кассу владельца счета банк оформляет в выписке из расчетного счета, а предприятие-получатель - в приходном кассовом ордере, и оба документа на один и тот же хозяйственный факт фиксируется в двух одинаковых бухгалтерских проводках: дебет счета «Касса», кредит счета «Расчетные счета». В результате неизбежно появляется повторный счет, поэтому бухгалтерские проводки на сумму денежных средств, поступивших в кассу с расчетных (валютных, особых других) счетов в банке, составляются и переносятся в Главную книгу лишь один раз; в нашем случае - по итоговым данным ведомости №1 (машинограммы) учета поступления кассовой наличности в отчетном периоде. Эта же бухгалтерская проводка, но составленная в регистрах учета расходования денежных средств со счетом в банке, после сверки тождества корреспонденций бухгалтерских счетов и соответствующих им сумм лишь «открыживается» (ставится знак, похожий на английскую букву W) и в Главную книгу не заносится.
Повторный счет образуется также в учете операций сдачи денежных средств из кассы предприятия на его расчетный счет (бухгалтерская проводка с кредита счета «Касса» в дебет счета «Расчетные счета» составляется по кассовым расходным ордерам и соответствующим выпискам из расчетного счета, однако в Главную книгу она переносится только по отчету кассира); в учете операций по перечислению денежных средств с расчетного счета на текущие, особые и другие специальные счета (бухгалтерская проводка с кредита счета «Расчетные счета» в дебете счета «Специальные счета в банке» составляется два раза: по выпискам из расчетного и специальных счетов в банке, а в Главную книгу заносится один раз - по выпискам из расчетного счета). Примеры образования повторного счета можно продолжить. Обязательным является тождество данных синтетического и аналитического учета.
По мере окончания контрольных процедур данные переносятся в Главную книгу, которая в свою очередь становится информационной базой финансовой отчетности.
Порядок исправления ошибок в бухгалтерских записях.
Оформлять документы и учетные регистры, как уже было сказано, необходимо аккуратно, в них не должно быть помарок и подчисток. Если же необходимы те или иные исправления, то они оговариваются согласно существующим правилам. Напомним, что ошибки, обнаруженные в документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующими способами:
· в документах - зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутой надписью записывается исправленный текст или сумма. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибок в документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», скрепленной подписью работников, подписавших документ; также должна быть поставлена дата исправления. Такой способ исправления называется корректурным. Например, если в учетном регистре неверно была сделана запись, скажем, вместо 100 рублей ошибочно было записано 115 рублей, то следует аккуратно одной чертой зачеркнуть 115 руб., рядом поставить 100 руб., надписать «Исправленному верить», проставить дату исправления и скрепить записи подписью ответственного работника, который внес исправление;
· в учетных регистрах - способом «красного сторно», которая, напомним, состоит в том, что неправильно составленная корреспонденция счетов или сумма записывается чернилами красного цвета, а это в бухгалтерском учете заменяет знак минус, т.е. означает вычитание. Записи красными чернилами можно заменить записью обычным цветом в квадратной рамке, что также означает способ «красного сторно»; этот способ применяется и для записей сумм экономии средств.
Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете, должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.
Данные счетов используются для составления отчетности, контроля за выполнением плана и анализа хозяйственной деятельности предприятия. Составление отчетности и проведение контроля за деятельностью предприятия возможны тогда, когда данные учета будут достоверными. Для этого необходима тщательная проверка учетных данных.
Порядок проверки записей на счетах обусловлен характером допущенных ошибок:
1. отсутствие записи данных какого-либо документа на счетах или вторичная запись его;
2. запись «дебет» и «кредит» произведена в других счетах, чем указано в документах или пропуск требуемой записи в один из счетов;
3. неправильное отражение сумм операций на счетах аналитического учета, либо отсутствие записи на одном или нескольких аналитических счетах.
Ошибки первого вида можно выявить, сверяя обороты по каждому синтетическому счету с итогами сумм документов, подлежащих записи на данных счетах.
Возможность обнаружения ошибок второго вида вытекает из способа двойной записи, при котором каждая хозяйственная операция записывается в дебет одного и кредит другого счета. Равенство итогов по дебету и кредиту при этом не должно быть нарушено. Правильность этих записей можно проверить путем подсчета итогов и сумм выведенных на них остатков.
Ошибки третьего вида выявляются сравнением итогов оборотов и остатков по всем аналитическим счетам с данными того синтетического счета в развитие которого они ведутся.
Одним из способов проверки и обобщения учетных данных служат оборотные ведомости, составляемые по синтетическим и аналитическим счетам.
Оборотная ведомость представляет собой таблицу с тремя парами одинаковых цифр. В первую графу записывают наименование синтетических счетов, в следующие две графы – остатки по счетам на начало месяца по дебету и кредиту, затем обороты по дебету и кредиту и остатки на первое число следующего месяца по дебету и кредиту. Три пары граф в ведомости должны иметь равные итоги по дебету и кредиту. Равенство итогов на начало месяца обусловлено тем, что они отражают общие суммы имущества предприятия и его источников, которые должны быть равны. Итоги дебетовых и кредитовых оборотов равны, так как операции отражаются способом двойной записи. Итоги конечных остатков равны, так как отражают имущество предприятия и его источники.
Оборотная ведомость по синтетическим счетам за октябрь 200- г.
Если запись операции по какому-либо документу пропущена или неправильно отражена по дебету или кредиту, то эти ошибки приводят к неравенству итогов. Чтобы их обнаружить нужно сравнить итоги оборотов за месяц с итогом хронологической записи. При правильности записи итоги должны быть одинаковыми.
Оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет собой свод оборотов и сальдо по всем синтетическим счетам, предназначенный для обобщения и проверки учетных записей, составления нового баланса и общего ознакомления с состоянием и изменениями средств.
Конечные остатки по всем счетам в оборотной ведомости показывают состояние имущества и его источников. Эти остатки переносят в баланс: дебетовые- в актив, кредитовые- в пассив. Равенство итогов всех трех пар колонок оборотной ведомости по синтетическим счетам свидетельствует о правильном применении в текущем учете способа двойной записи. Однако и в этом случае бывают ошибки, заключающие в записи отдельных сумм не на тот счет, к которому они относятся. Для выявления таких ошибок данные оборотной ведомости по синтетическим счетам сверяются с соответствующими данными аналитического учета.
Оборотные ведомости по счетам аналитического учета составляются по такой же форме, что и оборотные ведомости по синтетическим счетам. По аналитическим счетам по учету материальных ценностей наряду со стоимостными содержатся и натуральные показатели.
Оборотные ведомости по счетам аналитического учета представляют собой своды оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, объединяемым одним синтетическим счетом, и предназначены для проверки правильности учетных записей по этим счетам, а также для наблюдения за состоянием и движением отдельных видов имущества и его источников.
Оборотные ведомости по счетам аналитического учета счетов «Материалы» и «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» представлены ниже.
Оборотная ведомость по счетам аналитического учета счета "Материалы" за октябрь 200_ г.
| Наимено-вание материалов | Единицы измерения | Цена | Остаток на 01.10.200_ г. | Обороты за месяц | Остаток на 01.11.200_ г. | |||||
| Коли-чество | Сумма, д.е. | Приход | Расход | Коли-чество | Сумма, д.е. | |||||
| Коли-чество | Сумма, д.е. | Коли-чество | Сумма, д.е. | |||||||
| А | т | 3 000 | 30 000 | 1 500 | 15 000 | 2 000 | 20 000 | 2 500 | 25 000 | |
| Б | кг | 5 000 | 10 000 | 3 000 | 6 000 | 2 000 | 4 000 | |||
| В | шт. | 1 000 | 5 000 | 1 000 | 5 000 | |||||
| Итого | - | 40 000 | - | 20 000 | - | 26 000 | - | 34 000 |
Оборотная ведомость по счетам аналитического учета счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" за октябрь 200_ г.
Для проверки правильности и полноты ведения учета итоги аналитических оборотных ведомостей сверяются с данными соответствующего синтетического счета в синтетической оборотной ведомости. Остатки и операции записываются на синтетических и аналитических счетах в одинаковых суммах, поэтому их итоги должны совпадать.
Составление оборотных ведомостей связано с большими затратами труда счетных работников. На практике большое распространение получили сальдовые ведомости. Используются они на предприятиях, где хорошо организован количественный учет материалов и готовой продукции на складе. В этих ведомостях отсутствуют данные об оборотах, что упрощает их составление. В сальдовых ведомостях содержатся количественные и денежные показатели.
Сальдовая ведомость по счету "Материалы"
Возможности использования оборотных ведомостей по синтетическим счетам ограничены. По данным ведомостей нельзя определить, откуда ценности поступили, куда они направлены. Невозможно установить содержание увеличения и уменьшения имущества и источников, необходимое для управления хозяйственной деятельностью предприятия. Их получают из шахматной оборотной ведомости. Записи в шахматной ведомости производятся так, чтобы была видна корреспонденция счетов. Пересечение строк подлежащего ведомости с колонкой сказуемого показывает корреспонденцию счетов.
Шахматная оборотная ведомость
Ведомость заполняется путем проставления итогов оборотов каждого счета с одинаковой корреспонденцией на пересечении строки дебетуемого счета с колонкой кредитуемого счета. По дебету всех синтетических счетов выводится итог; обороты по кредиту счетов оказываются автоматически перенесенными в ведомость. Таким образом, шахматная оборотная ведомость – это свод оборотов по счетам, служащий для раскрытия их содержания и проверки правильности корреспонденции счетов.
И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант
Осень для бухгалтеров – не только время окончания летних отпусков, возобновления активной деловой жизни, но и время очередного квартального отчета, а также годовой инвентаризации активов и обязательств. Перед сдачей отчета, проведением инвентаризации обычно проводят выборочную проверку учетных данных и исправление выявленных ошибок.
Задача – правдивость учета
Государственные (муниципальные) учреждения, органы власти ведут учет согласно Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н). Инструкция № 157н устанавливает единый порядок применения плана счетов бухгалтерского учета, обязательные общие требования к учету активов, обязательств, операций, их изменяющих, и полученных финансовых результатов на соответствующих счетах Единого плана счетов. Инструкцией № 157н устанавливаются правила организации и ведения учета путем сплошного, непрерывного и документального учета всех операций с активами и обязательствами.
При этом, согласно пункту 3 Инструкции № 157н, в бухгалтерском учете подлежит отражению информация, не содержащая существенных ошибок и искажений, позволяющая ее пользователям положиться на нее как на правдивую. Существенной признается информация, пропуск или искажение которой может повлиять на экономическое решение учредителей учреждения (пользователей информации), принятое на основании данных бухгалтерского учета и (или) бухгалтерской отчетности субъекта учета.
Таким образом, все работники бухгалтерии обязаны осуществлять текущую проверку отраженных в учете сведений, что вытекает из требований правдивого отражения информации.
При ведении бухгалтерского учета учреждение должно обеспечить формирование полной и достоверной информации о наличии государственного (муниципального) имущества, об его использовании, о принятых учреждением обязательствах, полученных учреждением финансовых результатах (п. 4 Инструкции № 157н). Все эти показатели отражаются в бухгалтерской отчетности, необходимой:
·внутренним пользователям:руководителям, наблюдательным советам автономных учреждений, учредителям, собственникам имущества учреждения, участникам бюджетного процесса, осуществляющим в соответствии с бюджетным законодательством соответствующие полномочия;
·внешним пользователям:приобретателям (получателям) услуг (работ), социальных пособий, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.
