Как работать в программе 1с зуп 8.2. Публикации

Как и предыдущие версии программы 1С: Зарплата и управление персоналом, новая редакция 3.0 требует первоначальной настройки для дальнейшей правильной работы. В этой статье будет рассмотрено, каким образом можно настроить кадровый учет, и где находятся необходимые параметры для расчета зарплаты.

К настройкам параметров учета можно обратиться через раздел "Настройка", где сразу замечаем два выделенных пункта, требующие настройки в самом начале работы.

Сначала рассмотрим настройку кадрового учета.

Первым предлагается отметить флажком контроль уникальности табельных номеров, если есть потребность уберечься от появления повторяющихся номеров, то ставится флажок. Если флажок в данной позиции отсутствует, то запись разных сотрудников с одинаковым табельным номером будет возможна.

Следующая позиция касается работы по неполной ставке. При применении таких видов работ обязательно ставится флажок, чтобы в дальнейшем была возможность составлять графики неполного рабочего времени и оформлять приказы. Третья позиция, представленная в этом разделе настроек, про использование подработок - поставленный флажок позволяет регистрировать увеличение должностных обязанностей сотрудников.

Настройка кадрового учета включает в себя также настройку штатного расписания и воинского учета.

Для настройки штатного расписания нужно перейти по одноименной гиперссылке.

Для начала требуется определиться, будет ли в программе вестись штатное расписание, если да, ставим флажок и переходим к следующей позиции, которая предлагает нам включить автоматическую проверку кадровых документов на соответствие штатному расписанию. Таким образом отмечаем нужные нам позиции флажками, внимательно читая описание каждого из них. Далее выбираем способ отражения надбавок в печатной форме и возможность использования бронирования с вводом конкретного количества дней. Сохраняем все настройки штатного расписания по кнопке "Применить и закрыть".

После штатного расписания видим настройку воинского учета, заполнение которого проходит также по потребностям организации.

И заключительная позиция в настройке кадрового учета - это учет специальностей сотрудников. Выбор этой настройки позволит хранить сведения о том, какие специальности должны быть у сотрудника для замещения той или иной должности.

Теперь перейдем к не менее важной настройке - настройка расчета зарплаты. Если помимо учета кадров в программе ведется расчет зарплаты и ее выплата, то ставится флажок об использование программы в этих целях.

Потом по гиперссылке "Настройка состава начислений и удержаний" открывается дополнительное окно с несколькими закладками, первая из которых - "Почасовая оплата". Рекомендуется установить флажок в "Применение почасовой оплаты", так как если практикуются работы в неполные смены, то при применении дневной оплаты программа будет считать неполный день за полный, и оплату сотрудник получит за весь день, а при почасовой возможна частичная оплата отработанного времени. Ниже отмечаем, выполняются ли на предприятии работы в вечернее или ночное время, бывает ли сверхурочная работа или переработки. Когда время оплачивается по разным тарифным ставкам, ставится флажок "Несколько видов времени в графике работы". При появлении дополнительных перерывов в работе для кормления ребенка, также устанавливается соответствующий флажок.

Вторая закладка "Отпуска" позволяет отметить виды используемых отпусков.

"Учет отсутствий" - следующая закладка, где указаны причины невыхода сотрудников на рабочее место. Соответственно, напротив тех отсутствий, которые возможны в вашей организации, проставляем флажки.

На закладке "Прочие начисления" отмечаем начисления, которые возможно будут регистрироваться в программе, после этого они появятся в списке начислений.

Что касается закладки "Удержания", то здесь также предлагается отметить флажками те удержания, которые будут применяться на предприятии.

По кнопке "Применить и закрыть" сохраняем произведенные настройки. И возвращаемся к дальнейшей настройке расчета зарплаты. Блок про использование учета по статьям финансирования представлен для некоммерческих организаций.

Определяемся будет ли начисление и выплата зарплаты осуществляться в разрезе подразделений или нет. Это зависит от количества сотрудников и структуры организации.

Далее отмечаем необходимость автоматического пересчета документов, это вопрос производительности вашего компьютера, можно не устанавливать эту галочку, тогда после редактирования документа нужно будет вручную нажимать кнопку "Пересчитать".

Применение индексации заработка отразится на расчете отпускных, командировок и т.д.

Если практикуется выдача займов сотрудникам, договоры гражданско-правового характера, то в соответствующих позициях устанавливаем флажок. Именно в этом разделе необходимо отметить будет ли использование тарифных групп, тарифных ставок.

Если организация осуществляет выплаты, не связанные с оплатой труда, требуется указать это в данном разделе настроек.

Несколько вариантов предлагается на выбор при пересчете тарифной ставки сотрудника в стоимость часа (дня). Обычно, эта информация используется в том случае, когда нужно рассчитать оплату за работу в выходные и праздничные дни, за работу в ночные часы для сотрудников, которые получают месячный оклад. Следует обратить внимание, что эта настройка определяет порядок пересчета оклада для всего предприятия. Индивидуальный порядок можно будет выбрать уже в кадровых документах.

Последнее, что здесь требуется выбрать, - это исходя из чего считать норму времени при ее изменении из-за смены графика работы не с первого числа месяца. Первый вариант проанализирует оба графика до и после, выявит сверхурочные и зачтет. Второй вариант в случае выявления сверхурочных в переходный месяц будет считать, что все время, которое отработано, это по графику.

Начисление заработной платы – дело довольно кропотливое, особенно для большой организации. Вручную без ошибок это выполнить весьма проблематично. Нужно учесть все льготы, налоговые вычеты, применить разные ставки НДФЛ. Начисление зарплаты в 1С позволяет полностью автоматизировать весь процесс учета. При грамотном внесении первичных данных, есть возможность формировать отчеты аналитического учета для руководства и в государственные органы.

Первичное внесение данных

Перед тем, как начислять зарплату в 1С, нужно проверить первичные настройки программы. Для этого войти в программу под именем администратора. В поле выбрать поочередно ячейки:

• «Начисления»;
• «Удержания»;
• «Показатели расчета зарплаты».

В каждой вкладке проверить заполнение шаблонов. Для добавления параметра расчета кнопкой «Создать» следует ввести и сохранить параметр учета, который можно будет использовать в начислении оплаты труда. Нужно проверить льготирование НДФЛ в 1С материальной помощи в размере 4 000 рублей.

Изменение штатного расписания

Основной документ для расчета заработной платы в 1С 8 – штатное расписание. Оно утверждается приказом руководителя. Посмотреть действующий документ можно в меню «Кадры» вкладке «Штатное расписание». Если издан приказ об изменении, внести изменения можно в соответствующей вкладке.

Для создания нового документа в 1С начисление зарплаты, нужно войти во вкладку «Создать». Откроется поле, которое нужно максимально подробно заполнить.

• Ячейка «Добавить позицию» предназначена для введения новой должности, подразделения, оклада;
• Вкладка «Изменить позицию» предназначена для изменения параметров действующей ставки, оклада, условий работы, льгот (например, расходов на проезд);
• Поле «Заполнение показателей» применяется в том случае, когда вводятся однотипные данные для всех позиций. При сохранении параметров учета, данные будут применены ко всему списку;
• При внесении данных о новой должности можно привязать индивидуальные графики работы в 1С ЗУП.

После внесения изменений нужно внести сведения о приказе и проверить дату утверждения штатного расписания. Только после этого документ можно сохранить, он будет основанием для начисления заработной платы с этого периода.

Табель учета рабочего времени

В течение календарного месяца отражаются все кадровые изменения в организации: прием на работу, отпуска, отгулы, доплата за совмещение должностей в 1С ЗУП, работа в выходные и праздничные дни, больничные и увольнения. Если сведения внесены корректно, табель учета формируется автоматически.

Для его заполнения нужно во вкладке «Создать» выбрать либо заполнение документа списком по всем работникам, либо путем подбора подобрать конкретную фамилию.

Дата создания документа по умолчанию заполняется текущая. Когда идет заполнение табеля за предыдущий период, нужно изменить дату на последнее число месяца.

В табеле можно проверить отражение документов движения кадров в течение месяца. Если какие-то сведения внесены в программу не были, отразить их нужно до начисления заработка.

Начисление оплаты труда

Все действия по заработной плате производятся только с рабочего места бухгалтера или начальника подразделения, которым открыт доступ к данным операциям.

Начисление заработной платы в 1С 8.2 выполняется из соответствующей вкладки. Создание нового документа можно выполнить кнопкой «Создать». В открывшемся меню можно выбрать полное заполнение документа со всеми начислениями, удержаниями и расчетом взносов, либо при необходимости сформировать каждый из этих документов.

Для начисления зарплаты в 1С 8.2 по всем сотрудникам за предыдущий период предусмотрена копка «Заполнить». Для обработки данных потребуется некоторое время. Если параметры учета были внесены корректно, на экран выводится информация списком обо всех начислениях сотрудникам.

Программа 1С: 8 позволяет вносить ручные корректировки документа при необходимости.

Перед проведением документа нужно проверить корректность внесения информации.

• Поле «Договоры» заполняется в случае выполнения работ по договорам ГПХ;
• Поле «Пособия» заполнится автоматически, если в месяце начисления были проведены больничные, в том числе и пособия по уходу за ребенком;

• Вкладка «Льготы» заполняется в случае применения в компании бонусных поощрений, например, работникам компенсируется оплата проезда или возмещение питания. Эти данные входят в состав заработной платы и участвуют при расчете НДФЛ;

• Вкладка «Удержания» отражает все удержания сотрудников: по исполнительным листам, за неотработанный отпуск. При необходимости можно ввести новый вид удержания;

• Вкладка «НДФЛ» формируется автоматически. Сведения о процентной ставке и статусе сотрудника вносятся при приеме на работу. Для физических лиц-резидентов РФ применяется ставка 13%. При расчете подоходного иностранным сотрудникам организации, которые работают по патентным договорам, ставка рассчитывается в размере 30%;

• Вкладка «Займы» позволяет контролировать своевременность погашения выданных займов работникам компании. При получении матвыгоды, полученной в качестве экономии средств на уплату процентов, расчет подоходного производится автоматически;

• Поле «Взносы заполняется автоматически при заполнении документа. Управлять показателями можно вручную по каждому сотруднику либо в целом по списку;

• Поле «Корректировка выплаты» предназначено для отражения излишне удержанного НДФЛ. Данные вносятся только вручную при предъявлении документов на право представления имущественного, социального вычета либо по иным причинам, которые регламентированы законодательно;

• При обнаружении неполноты сведений при начислении заработной платы, корректировку можно выполнить во вкладке «Доначисления, перерасчеты». Данное поле заполняется только вручную по каждому физическому лицу. Вносить исправления можно:
• В начислениях;
• Пособиях;
• Льготах;
• Удержаниях.

В данном поле можно корректировать сведения предыдущих периодов для правильного отражения сведений в периодической отчетности.

Перед тем, как записать и провести расчет зарплаты в 1С, нужно проверить период формирования и дату проведения.

Начисление авансов

Трудовой кодекс обязывает нанимателя выплачивать зарплату 2 раза в месяц.

Авансовый расчет зарплаты 1С 8 предприятие можно выполнить из меню «Зарплата» вкладка «Начисление за первую половину месяца».

Начисление аванса в 1С 8 3 выполняется кнопкой «Заполнить». Формируется весь список сотрудников с указанием периода начисления. Автоматически рассчитаются удержания по исполнительным документам и подоходный налог.

Формирование документа выполняется кнопками «Записать» и «Провести».

Выплата заработной платы

В программе 1С: 8 можно формировать список сотрудников для перечисления заработной платы на картсчета физлиц в банк или через кассу организации. Для этого нужно войти в соответствующую вкладку.

• Кнопка «Ведомость в банк» предназначена для формирования ведомости в рамках зарплатного проекта;
• Кнопка «Ведомости перечисления на счета» позволяет формировать ведомость начислений на счета работников, открытых самостоятельно;
• «Ведомость в кассу» предназначена для формирования выплаты через кассу организации.

Для того, чтобы отправить в банк ведомость, нужно сформировать файл в закладке «Документы обмена с банками», затем выгрузить его из вкладки «Обмен с банками (зарплата)». Одновременно с этим сформировать платежное поручение на сумму заработной платы с указанием номера реестра.

Отчеты по заработной плате

Перед тем, как в 1С посмотреть начисленную зарплату, нужно зайти в меню «Зарплата» в поле «Отчеты по заработной плате». При составлении отчета можно выбрать период начисления, заполнить сведения по каждому сотруднику, проанализировать удержания и применения льгот. Программа 1С: 8 формирует аналитические данные и анализ в разрезе любого показателя.

Все отчеты выводятся на печать.

Заключение

Начисление заработной платы в программе 1С: 8 полностью автоматизировано. Если возникает вопрос, почему в 1С не начисляется зарплата, необходимо проверить первичные настройки. Кроме того, следует своевременно вносить данные в общий справочник с учетом таблицы средних заработков, которые влияют на расчет оплаты труда. Правильное отражение позволяет быстро формировать отчеты по НДФЛ, страховым взносам и проверить контрольные соотношения.

Введение

Немаловажную роль в организации кадрового учета и работы с персоналом играет автоматизация труда работников кадровой службы предприятия. В настоящее время существует целый ряд программных средств, призванных автоматизировать процессы кадрового учета. Одной из наиболее популярных таких программ является 1С 8, которая подробно рассматривается в этой книге.

Эта программа давно занимает лидирующие позиции на рынке, она уже получила большое количество поклонников. К ее характерным особенностям следует отнести повышенную гибкость, настраиваемость, функциональную эластичность, и, как следствие, – применимость к особенностям практически любого предприятия (торгового, бюджетного, финансового, производственного и т.д.).

Настоящее руководство рассчитано на обучение широкого круга пользователей работе по автоматизации кадрового учета и начислению заработной платы с помощью программы 1С 8. Начинающие пользователи с помощью этой книги получат возможность последовательного и комплексного изучения рассматриваемой конфигурации; более опытные пользователи найдут в книге ответы на интересующие вопросы и откроют для себя новые возможности программы. Для руководящих работников изучение данной книги также небесполезно – например, для принятия решений о концептуальном направлении построения процессов кадрового учета на предприятии.

Не исключено, что в процессе изучения программы читатель обнаружит некоторое несоответствие содержимого данной книги тому, что он видит на экране компьютера – такая вероятность обусловлена тем, что программа 1С постоянно совершенствуется и дорабатывается. В любом случае, эти расхождения не будут носить принципиального характера.

Данная книга состоит из двух частей. В первой части рассматривается конфигурация «1С Зарплата и управление персоналом 8», которая специально предназначена для автоматизации кадрового учета, а также расчета и начисления зарплаты. Во второй части мы узнаем, как ведется учет заработной платы в конфигурации «1С Бухгалтерия предприятия 8». Отметим, что первая часть будет намного больше по объему, поскольку данная конфигурация является специализированным продуктом, разработанным специально для кадрового учета и расчета зарплаты, в то время как «1С Бухгалтерия предприятия 8» – это комплексный продукт, в котором расчет и начисление зарплаты является лишь частью функциональности.

Часть 1.
Конфигурация «Зарплата и управление персоналом 8»

Глава 1.
Знакомство с программой

В этой главе мы рассмотрим, какие же основные задачи кадрового учета можно решать с помощью программы «1С Зарплата и управление персоналом 8». Также кратко рассмотрим структуру описываемой конфигурации.

Возможности программы

Программа «1С Зарплата и управление персоналом 8» предназначена для решения следующих задач:

♦ Формирование и редактирование штатного расписания организации и входящих в ее состав дочерних предприятий;

♦ Ведение самых разнообразных справочников: организаций, физических лиц, их родственников, степеней родства, военкоматов, воинских званий, дополнительных отпусков, учебных заведений и др.;

♦ Проведение анкетирования сотрудников;

♦ Подбор кадров организации и их учет с отражением подробной информации по каждому сотруднику (прием на работу, заключение трудового договора, увольнение, перевод на другую работу, отсутствие на работе и т.д.) в соответствии с действующим законодательством;

♦ Формирование и ведение графика отпусков организации с автоматической проверкой непротиворечивости графика;

♦ Планирование занятости сотрудников (участие в мероприятиях, планируемые встречи и т.д.);

♦ Ведение персонифицированного учета в соответствии с действующим законодательством;

♦ Раздельное ведение регламентированного и управленческого учета;

♦ Работа с кандидатами: регистрация резюме, оценка кандидатов, проведение опросов, оценка испытательного срока и др.;

♦ Ведение воинского учета сотрудников (призывников, военнообязанных и т.д.), с формированием соответствующей отчетности;

♦ Проведение различного рода мероприятий;

♦ Формирование самой разнообразной отчетности по кадровому учету: сведения о вакансиях, отчет о текучести кадров, отчеты о планируемой занятости работников и помещений, отчет о состоянии штатного расписания организации, отчет о фонде заработной платы организации, а также целый ряд произвольных отчетов, настройка которых выполняется пользователем самостоятельно в зависимости от своих потребностей;

♦ Решение иных задач кадрового учета, наличие которых обусловлено спецификой конкретного предприятия.

В следующем разделе мы кратко ознакомимся со структурой рассматриваемой конфигурации и ее основных инструментах.

Структура прикладного решения

Рассматривая структуру конфигурации «1С Зарплата и управление персоналом 8» следует в первую сказать о том, что возможности программы предусматривают ведение кадрового учета как в целом по компании, так и отдельно по каждой входящей в ее состав организации.

Учтите, что содержимое главного окна программы, а также набор доступных для работы команд, функций, кнопок и прочих инструментов зависит от того, какой интерфейс включен у вас в данный момент. Самый полный набор инструментов можно использовать при включенном интерфейсе «Полный». Выбор интерфейса осуществляется с помощью соответствующих команд подменю Сервис▸Переключение интерфейса. Здесь и далее подразумевается, что в программе включен Полный интерфейс (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Главное окно программы

Основным рабочим инструментом программы является главное меню. Каждый пункт главного меню включает в себя перечень команд, предназначенных для перехода в соответствующие режимы работы программы. В состав главного меню входят следующие пункты:

♦ Файл – команды данного меню предназначены для работы с файлами. Эти команды наверняка знакомы пользователям Windows: к ним относятся, например, команды Новый, Открыть, Сохранить, Сохранить как, Печать, Предварительный просмотр, Выход и др.

♦ Правка – в состав данного меню включены команды редактирования, поиска данных и замены данных. Они также знакомы пользователям Windows: Вырезать, Копировать, Вставить, Выделить все, Найти и др.

♦ Операции – с помощью команд данного меню осуществляется выбор вариантов работы с данными информационной базы. Например, при выполнении команды Операции▸Справочники на экране откроется окно выбора справочника. Некоторые команды меню Операции дублируют пункты главного меню.

♦ Персонал, Расчеты с персоналом, Кадровый учет и Расчет зарплаты по организации – каждое из перечисленных меню предназначено для ведения соответствующего участка учета. По мере изучения книги мы будем знакомиться с ними подробнее.

♦ Предприятие – данное меню содержит команды общего характера. С их помощью можно перейти, например, в режим формирования отчетности по медицинскому страхованию, просмотра и редактирования некоторых справочников, настройки производственного календаря, и др.

♦ Сервис – данное меню включает в себя команды, предназначенные для перехода в режим работы с сервисными функциями системы.

♦ Окна – в этом меню содержатся команды, предназначенные для управления окнами программы.

♦ Справка – в состав этого меню включены команды, предназначенные для вызова справочной информации, а также для просмотра сведений о программе.

В большинстве интерфейсов программы нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню. Содержимое этого меню зависит от того, в каком месте оно вызвано. В дальнейшем мы неоднократно будем останавливаться на тех либо иных командах контекстного меню. Многие команды контекстного меню дублируются командами меню Действия, а также соответствующими кнопками инструментальной панели (состав меню Действия и инструментальной панели также зависит от конкретного интерфейса).

Еще одним удобным и полезным инструментом программы является панель функций. Она занимает основную часть главного окна программы, и состоит из нескольких вкладок (на рис. 1.1 панель функций открыта на вкладке Предприятие). С помощью панели функций вы можете быстро, одним щелчком мыши перейти в требуемый режим работы.

Непосредственно под главным меню программы располагается несколько инструментальных панелей. Кнопки инструментальных панелей дублируют соответствующие команды главного меню. Пользователь может самостоятельно изменять содержимое этих панелей, предложенное по умолчанию.

Список «горячих клавиш»

В программе можно использовать так называемые «горячие клавиши». Например, переход в режим редактирования документа осуществляется нажатием клавиши F2, пометка позиции на удаление (а также снятие такой пометки) – нажатием клавиши Delete, удаление позиции из списка – с помощью комбинации клавиш Shift+Delete (правда, для данной операции необходимо наличие соответствующих прав доступа), и т.д. В данном разделе мы приводим перечень «горячих клавиш», которые наиболее востребованы у пользователей.

Таблица 1.1.

«Горячие клавиши» общего назначения

Таблица 1.2.

«Горячие клавиши» для управления окнами программы

Таблица 1.3.

«Горячие клавиши» для работы в окне редактирования

Таблица 1.4.

«Горячие клавиши» для работы в интерфейсах списка и с иерархическими списками

Таблица 1.5.

«Горячие клавиши» для работы с полями ввода в окнах редактирования

Таблица 1.6. «Горячие клавиши», предназначенные для работы с табличными документами

Таблица 1.7. «Горячие клавиши», предназначенные для работы с текстовыми документами

Глава 2.
Подготовка к работе

Перед тем, как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки. Об этом будет рассказано в данной главе.

Программа 1С (независимо от используемой конфигурации) может функционировать в двух режимах: 1С Предприятие и Конфигуратор. Режим 1С Предприятие – это режим эксплуатации программы в соответствии с ее предназначением, а основные действия по настройке системы выполняются в режиме работы Конфигуратор. В Конфигураторе формируются и редактируются объекты конфигурации, настраиваются интерфейсы и диалоговые окна, определяется вид и содержимое печатной формы документов, а также выполняется целый ряд иных действий по настройке и конфигурированию системы. В большинстве случаев с Конфигуратором работает администратор системы, поскольку это требует специфических знаний.

В этой книге мы не будем рассматривать вопросы конфигурирования программы – для описания этой темы нужна отдельная книга. Тем более что рядовому пользователю и не рекомендуется самостоятельно вносить изменения в Конфигуратор системы – это может нарушить целостность данных, да и вообще привести к непредсказуемым последствиям.

Однако наиболее простые и доступные параметры настройки вынесены в режим работы 1С Предприятие. Эти параметры пользователь может редактировать самостоятельно (однако при этом рекомендуется ставить в известность системного администратора). В этой главе мы рассмотрим, какие действия по настройке программы пользователь может выполнять самостоятельно.

Установка пароля доступа

Чтобы защитить свои данные от несанкционированного доступа, рекомендуется защитить их паролем. Для перехода в режим ввода и редактирования пароля следует выполнить команду главного меню программы Сервис▸Параметры пользователя – при этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Ввод пароля

В данном окне в полях Имя и Полное имя отображается сокращенный и полный вариант имени текущего пользователя. Пароль вводится с клавиатуры в полях Пароль и Подтверждение. Двойной ввод пароля необходим для того, чтобы исключить возможность появления ошибки.

При необходимости введенный пароль можно впоследствии изменить. Если программа защищена паролем, то при активизации команды Сервис▸Параметры пользователя на экране откроется окно, в котором нужно будет ввести имеющийся пароль. Только после ввода имеющегося пароля откроется окно, изображенное на рис. 2.1, в котором этот пароль можно изменить.

Если программа защищена паролем, то необходимо сохранить его в надежном месте – при утере пароля доступ к данным будет невозможен.

Настройка интерфейса

Для перехода в режим настройки пользовательского интерфейса программы следует выполнить команду главного меню Сервис▸Настройка. В результате на экране откроется окно Настройка, в котором выполняются необходимые действия. Данное окно показано на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Настройка пользовательского интерфейса

Окно настройки пользовательского интерфейса состоит из двух вкладок: Панели инструментов и Команды. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.

Вкладка Панели инструментов (содержимое данной вкладки показано на рис. 2.2) предназначена для управления отображением инструментальных панелей. Чтобы включить отображение требуемой панели, необходимо установить соответствующий флажок.

Обратите внимание, что на рис. 2.2 некоторые флажки показаны черным цветом, а некоторые – серым. Черными флажками помечаются инструментальные панели, использование которых возможно в текущем режиме работы, а серыми – те панели, которые станут доступными при переходе в соответствующие режимы работы. Например, мы видим, что на рис. 2.2 панель Главное меню обозначена черным флажком, а панель Текст – серым. Это означает, что главное меню будет отображаться в составе пользовательского интерфейса постоянно, а панель Текст – только в режиме работы с текстовыми документами (причем – в нижней части интерфейса).

Изначально на вкладке Панели инструментов представлен перечень системных инструментальных панелей, заложенных в конфигурации. Эти панели нельзя переименовывать либо удалять. Однако пользователь может самостоятельно создать любое необходимое количество пользовательских инструментальных панелей.

Для создания пользовательской панели инструментов следует нажать кнопку Создать – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Создание пользовательской панели инструментов

В данном окне в поле Имя командной панели следует с клавиатуры ввести произвольное имя создаваемой панели инструментов и нажать кнопку ОК – в результате новая панель будет добавлена в список панелей на вкладке Панели инструментов. При необходимости пользовательскую инструментальную панель можно переименовать – для перехода в соответствующий режим следует выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Переименовать. Чтобы удалить из списка пользовательскую панель инструментов, нужно установить на нее курсор и нажать кнопку Удалить. При удалении пользовательской инструментальной панели следует учитывать, что система не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет панель инструментов из списка.

С помощью кнопки Сброс осуществляется восстановление параметров системной инструментальной панели, выделенной в списке курсором, которые были установлены для нее по умолчанию. Это бывает целесообразно, например, после редактирования системной панели для возврата к ее первоначальному состоянию.

Вкладка Команды предназначена для добавления в состав той или иной инструментальной панели новых команд. Содержимое вкладки показано на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Вкладка Команды

Все команды, имеющиеся в системе, в зависимости от своего функционального назначения объединены в тематические категории. Перечень этих категорий представлен в левой части вкладки Команды в поле Категории. В правой части этой вкладки в поле Команды отображается перечень команд, входящих в категорию, на которой в поле Категории установлен курсор. Кроме этого, в поле Категории есть категория Все команды – она включает в себя все команды, имеющиеся в конфигурации.

Чтобы добавить требуемую команду (а точнее – соответствующую ей кнопку) на панель инструментов, следует выбрать ее в поле Команды и просто перетащить мышью в нужное место. Для удаления кнопки из панели инструментов нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить (данная операция возможна только при открытом окне Настройка, независимо от выбранной вкладки).

Настройка параметров программы

Для перехода в режим настройки параметров работы программы предназначена команда главного меню Сервис▸Параметры. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.5.

Рис. 2.5. Настройка параметров

На рисунке видно, что данное окно состоит из трех вкладок: Общие, Тексты и Справка. Остановимся подробнее на каждой из них.

На вкладке Общие определяется значение рабочей даты, используемой в конфигурации. Рабочая дата – это дата, которая будет по умолчанию подставляться во вновь создаваемые документы и формы, использоваться при расчете курсов валют, а также в иных случаях, когда конкретная дата не указана. Если на данной вкладке установить флажок Использовать текущую дату компьютера, то в качестве рабочей даты будет использоваться текущая дата компьютера. Если же данный флажок сброшен, то рабочую дату нужно будет ввести в расположенном ниже поле Использовать значение (по умолчанию здесь отображается текущая дата компьютера).

На вкладке Тексты (содержимое данной вкладки показано на рис. 2.5) выполняется настройка параметров работы с текстовыми данными. Если установлен флажок Перетаскивание текста, то при работе с блоками (выделенными фрагментами) текста можно будет выполнять его перетаскивание мышью с помощью метода drag & drop. При установленном флажке Разрешать помещать курсор после концов строк курсор в тексте можно будет помещать в конце строк; в противном случае – только перед символом «перевод строки», который устанавливается нажатием клавиши Enter.

Если установлен флажок Отображать пробелы и табуляции, то в текстовом документе будут отображаться символы пробела и табуляции. Данный режим удобно использовать для форматирования текстовых документов. При установленном данном флажке становятся доступными поля Пробел и Табуляция; в данных полях с клавиатуры вводятся символы соответственно пробела и табуляции.

При необходимости можно включить режим, при котором символ табуляции будет автоматически заменяться определенным количеством пробелов. Для этого нужно установить флажок Заменять табуляцию при вводе, и в расположенном ниже поле Ширина табуляции с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика ввести требуемое число пробелов.

В поле Автоотступ можно установить либо отключить режим автоматического отступа при нажатии клавиши Enter. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Включить либо Отключить.

В поле Шрифт осуществляется выбор шрифта, который будет использоваться при наборе текста. При нажатии на кнопку выбора на экране открывается окно настройки параметров шрифта, изображенное на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Настройка параметров шрифта

Если установлен флажок Шрифт стиля, то требуемый шрифт выбирается из списка, который расположен ниже данного флажка. Правее расположены два флажка с одинаковым названием – Из стиля; такой же флажок находится в выделенной области Начертание. Если указанные флажки установлены, то параметры шрифта будут соответствовать выбранному стилю. Если же требуется отредактировать параметры выбранного стиля шрифта (например, изменить его размер), то нужно сбросить соответствующий флажок и вручную установить требуемые значения.

При установленном флажке Системный шрифт выбор стиля шрифта осуществляется из списка, который расположен под этим флажком. Флажки Из стиля используются таким же образом, как и при установленном флажке Шрифт стиля.

ПРИМЕЧАНИЕ

Одновременная установка флажков Шрифт стиля и Системный шрифт невозможна.

Если установлен флажок Системный шрифт, то справа внизу окна становится доступным поле Набор символов. В данном поле из раскрывающегося списка выбирается требуемый набор символов.

В левом нижнем углу окна настройки параметров шрифта демонстрируется образец того, как будет выглядеть текст при установленных в данный момент настройках.

После того, как установлены требуемые параметры шрифта, следует в данном окне нажать кнопку ОК – в результате в окне Параметры на вкладке Тексты соответствующим образом будет заполнено поле Шрифт. С помощью кнопки Отмена осуществляется закрытие окна Выбор шрифта без сохранения выполненных изменений.

На вкладке Справка с помощью переключателя Справочная информация выбирается способ представления справочной информации. Если данный переключатель установлен в положение Выводить в одном окне, то все элементы справки будут показываться в одном окне. Если же выбрано значение Выводить в разных окнах (это значение установлено по умолчанию), то разные элементы справочной информации будут выводиться по отдельности – каждый элемент в своем окне. Первый вариант позволяет избежать нагромождения окон при частом вызове разных элементов и разделов справочной информации; с помощью второго варианта можно одновременно просматривать несколько разных элементов (разделов) справки.

Все изменения, выполненные на вкладках окна настройки параметров, вступают в силу только после нажатия кнопок ОК либо Применить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Рассмотрим полную пошаговую инструкцию для начинающих — от приема на работу, до начисления и выплаты зарплаты в 1С ЗУП 8.3 (8.2).

Первым делом перед тем, как начислить сотрудникам заработную плату, их необходимо завести в базе и привести в соответствие все кадровые документы. В 1С Зарплата и кадры 3.1 (3.0) эти документы хранятся в меню «Кадры», пункт «Приемы, переводы, увольнения».

При приеме или переводе работника в программе обязательно нужно указать дату приема, должность, подразделение, и размер зарплаты.

Настройка прав пользователя

Чтобы вести данные кадровые документы и производить начисление заработной платы, пользователь должен быть включен в соответствующие группы доступа. Данную настройку необходимо делать под учетной записью с правами администратора.

В меню «Администрирование» выберите пункт «Настройка пользователей и прав».

В данном случае пользователь «Бухгалтер» был включен в группы:

• «Старшие кадровики»
• «Старшие расчетчики».

Налоговые вычеты

Рассмотрим пример начисления заработной платы в 1С ЗУП для сотрудника, имеющего ребенка до 18 лет. Данный налоговый вычет настраивается в разделе «Налог на доходы» карточки сотрудника.

Введите новое начисление на стандартные вычеты, добавив соответствующий налоговый вычет.

Расчет и начисление зарплаты и взносов

Важно помнить, что первым делом необходимо вносить в программу приемы, кадровые переводы и увольнения сотрудников. Далее заполняются неявки сотрудников (больничные, отпуска и т. п.), переработки (сверхурочные). При наличии прочих начислений (материальная помощь, отпуск по уходу за ребенком и т. п.), их тоже нужно внести в программу заблаговременно.

Если такая последовательность будет нарушена, программа не сможет правильно рассчитать взносы и налоги.

Теперь можно перейти непосредственно к расчету и начислению заработной платы. В разделе «Зарплата» выберите пункт «Начисление зарплаты и взносов», либо пункт с аналогичным названием подраздела «Создать». В первом случае перед вами откроется список всех ранее введенных документов.

После того, как вы создали документ, первым делом необходимо заполнить месяц начисления и подразделение. В качестве даты обычно указывается последний день месяца начисления. Рассчитаем документ 1С ЗУП автоматически, нажав на кнопку «Заполнить». Программа подберет всех сотрудников указанного подразделения, которым необходимо произвести начисления.

Начисления берутся те, которые были указаны в кадровых документах (прием на работу, кадровый перевод).

При нажатии на кнопку «Показать подробности расчета» будут отображены дополнительные колонки, например, норма времени и сколько было отработано фактически. Так же из данного документа можно формировать расчетный листок по сотруднику.

В расчетном листке отображены все начисления и удержания, а так же ранее введенный налоговый вычет на детей.

На вкладке «Пособия» отражаются все пособия, которые выплачиваются за счет ФСС (например, отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет). Вкладка «Удержания» отражает все удержания по сотрудникам, кроме НДФЛ (например, алименты).

На вкладки «НДФЛ» и «Взносы» содержатся расчеты по НДФЛ и начисленных взносах соответственно. При наличии договоров к оплате (например, договора ГПХ), они будут отображаться на вкладке «Договора» со всеми необходимыми данными (если в программе включена соответствующая настройка).

Данные документа «Начисление зарплаты и взносов» при необходимости можно откорректировать вручную. В таком случае они будут выделяться жирным шрифтом.

Перерасчет документов начисления зарплаты и взносов

Как было указано ранее, прежде чем создавать документ начисления зарплаты и взносов, необходимо внести в программу данные обо всех начислениях и удержаниях сотрудников. Рассмотрим пример создания такого документа уже после.

В меню «Зарплата» выберите пункт «Работа сверхурочно». Данный функционал будет доступен в случае включенной настройки раздела «Расчет зарплаты».

В созданном документе укажите одного или нескольких сотрудников и проставьте даты сверхурочной работы с количеством отработанных часов.

После проведения документа «Работа сверхурочно» в созданном ранее начислении зарплаты и взносов будет отображаться комментарий о необходимости перерасчета.

Все перерасчеты, которые необходимо выполнить будут отображаться в меню «Зарплата» подраздел «Сервис».

Перерасчеты могут быть не только по начислениям, но и по удержаниям. Они отображаются в разрезе сотрудников с указанием расчетного периода, документа начисления, который требуется исправить и причины.

Для регистрации факта приема на работу по трудовому договору и оформления приказа о приеме в программе необходимо:

1. Зарегистрировать нового сотрудника в справочнике Сотрудники (меню Предприятие — Сотрудники ).
2. Ввести документ (меню ).

Помощником приема на работу . Он позволяет в пошаговом режиме ввести все необходимые данные о новом сотруднике и по окончании ввода автоматически создать новый элемент в справочнике Сотрудники и ввести документ Прием на работу в организацию . А также можно оформить прием на работу без использования Помощника приема на работу . В этом случае прием на работу регистрируется в два этапа: регистрация нового сотрудника и оформление трудового договора, оформление приказа на работу.

Оформление приема на работу

Прием сотрудника с использованием помощника приема на работу

Оформление приема на работу

Для оформления приема на работу можно воспользоваться Помощником приема на работу . Для использования помощника необходимо, чтобы в настройках пользователя был установлен флажок (меню )

Оформление приема на работу

При создании нового сотрудника в справочнике Сотрудники (меню Предприятие — Сотрудники ) по кнопке Добавить автоматически открывается форма Помощника приема на работу . Ввод сведений о новом сотруднике осуществляется «пошагово».

1. На первом шаге Основные данные (рис. 3) введите следующие данные о сотруднике:

• Фамилия , Имя , Отчество сотрудника. Если в справочнике Физические лица (меню Предприятие — Физические лица ) уже зарегистрировано физическое лицо с таким Ф.И.О., то для нового сотрудника автоматически предлагается использовать данные этого физического лица (в диалоге ). Если данные по сотруднику ранее не были зарегистрированы, а в списке показаны однофамильцы, выберите команду Создать новое физлицо ;
• Дата рождения и Пол сотрудника. Если для нового сотрудника используются данные ранее зарегистрированного в справочнике Физические лица физического лица (в диалоге Список физлиц с похожими данными ) (рис. 4) и был осуществлен выбор физического лица по кнопке Выбрать отмеченное в списке ), то поля Дата рождения и Пол заполняются автоматически и недоступны для изменения в форме помощника;
• установите флажок Штатный сотрудник или Работник по договору гражданско-правового характера ;
• поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, в которую принимается сотрудник;
• в поле Таб.номер — табельный номер сотрудника, по умолчанию предлагается следующий по порядку свободный табельный номер, который при необходимости может быть изменен.

2. На втором шаге Место работы (рис. 5) введите сведения об условиях и месте работы нового сотрудника:

• по умолчанию устанавливается флажок Создать приказ о приеме на работу . В этом режиме при завершении работы помощника в информационной системе создается документ приема на работу. Если документ не нужно создавать, то флажок можно снять;
• установите флажок Вид занятости : основное место работы, совместительство (внешнее) или внутреннее совместительство;
• укажите подразделение, должность, график работы нового сотрудника, количество занимаемых им ставок, количество месяцев испытательного срока (если при приеме на работу устанавливается испытательный срок), дату приема на работу;
• номер и дата трудового договора заполняются автоматически. При необходимости можно изменить номер и дату договора, а в случае приема по срочному трудовому договору заполнить дату окончания срока договора.

3. На третьем шаге Оплата труда введите сведения о начислениях, назначаемых сотруднику при приеме на работу: укажите основной вид начисления сотрудника и его размер, а также перечень надбавок, предусмотренных для сотрудника, и значения показателей для их расчета.

4. На четвертом шаге Дополнительная информация введите дополнительную информацию о сотруднике: ИНН, номер страхового свидетельства ПФР, а также — сведения о гражданстве, инвалидности, праве на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ, сведения о доходах с предыдущего места работы и статусе налогоплательщика (сотрудника).

5. На последнем шаге Завершение работы можно задать уточнение наименования для создаваемого элемента справочника Сотрудники (с целью визуального различия элементов справочника, соответствующих сотрудникам с одинаковым Ф.И.О.).

Для завершения работы Помощника приема на работу и записи введенных с его помощью данных нажмите кнопку Готово .

При этом в информационной базе автоматически будут созданы:

• Физические лица Физические лица ). Просмотр и редактирование персональных данных физических лиц (ввод адреса места жительства, данные паспорта и др.) осуществляется в форме элемента справочника Физические лица Сотрудники
• Сотрудники ;
• документ Прием на работу в организацию .

Сотрудники

Из формы документа Прием на работу в организацию можно сформировать и вывести на печать приказ о приеме на работу по форме Т-1 или Т-1а.

Прием на работу без использования помощника приема на работу

Оформить прием на работу можно и без использования Помощника приема на работу . Для этого необходимо, чтобы в настройках пользователя был снят флажок Использовать помощник приема на работу (меню Сервис — Пользователи и права доступа — Пользователи ).

В справочнике Сотрудники (меню Предприятие — Сотрудники ) создайте новый элемент, нажав кнопку Добавить . При регистрации сотрудника можно либо одновременно создать новое физическое лицо (установив переключатель ), либо выбрать соответствующее сотруднику физическое лицо из справочника Физические лица (установив переключатель Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц ). Второй вариант используется, если регистрируется сотрудник, который ранее уже работал на предприятии по другому договору или его личные данные уже были предварительно внесены в справочник Физические лица .

В нашем примере одновременно с регистрацией нового сотрудника создается новое физическое лицо (соответствует положению переключателя Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц в форме нового элемента справочника Сотрудники ).

В поле Имя введите фамилию, имя, отчество нового сотрудника. На закладке Общее введите личные данные сотрудника (дата рождения, страховой номер ПФР, пол, ИНН) и данные сотрудника, а именно — вид договора, организацию, в которую принимается сотрудник, вид занятости. Поле Табельный № заполняется по умолчанию следующим по порядку свободным табельным номером, который при необходимости может быть изменен.

На закладке Трудовой договор введите данные трудового договора, заключаемого с сотрудником. Номер договора и дата его регистрации в информационной системе заполняется автоматически. Значение этих полей можно изменить. В поле Действует с укажите дату начала срока действия договора. Если договор срочный, то вводится дата окончания договора в поле по . Далее необходимо заполнить данные об испытательном сроке — количество месяцев (если испытательный срок не предусмотрен трудовым договором, поле не заполняется), подразделение организации, куда принимается сотрудник, его должность, график работы, количество занимаемых ставок и оплату при приеме на работу (вид расчета, сумму оплаты и персональные надбавки, если они есть).

На закладке Дополнительно предусмотрена возможность разделения сотрудников организации по определенным свойствам и категориям. Свойства и категории — это дополнительные признаки, которые могут быть присвоены сотрудникам для проведения дополнительного анализа в отчетах.

При сохранении документа в информационной базе автоматически будут созданы:

• личные данные сотрудника в справочнике Физические лица (кроме случая, когда для нового сотрудника используются данные ранее зарегистрированного физического лица в справочнике Физические лица ). Просмотр и редактирование персональных данных физических лиц осуществляется в форме элемента справочника Физические лица . Открыть форму физического лица можно из справочника Сотрудники или из списка физических лиц;
• запись о сотруднике в справочнике Сотрудники .

Из формы элемента справочника Сотрудники можно сформировать и вывести на печать: типовой трудовой договор организации с сотрудником и примерную форму трудового договора при дистанционной работе.

Оформление приказа о приеме на работу

Оформление приема на работу

Регистрация факта приема на работу и оформление приказа о приеме на работу производится с помощью документа Прием на работу в организацию . Документ можно ввести на одного или нескольких сотрудников сразу.

1. Меню Кадровый учет — Кадровый учет — Прием на работу в организацию .
2. Нажмите на кнопку Добавить .
3. В поле от укажите дату приказа о приеме на работу.
4. В поле Организация укажите организацию (или ее обособленное подразделение), прием на работу в которую регистрируется (выбором из справочника Организации ).
5. Поле Ответственный заполняется по умолчанию — значением из настроек текущего пользователя.
6. На закладке Сотрудники укажите сотрудника или список сотрудников, принимаемых на работу из справочника Сотрудники . При этом реквизиты табличной части автоматически заполняются на основании данных трудового договора, внесенных в справочник Сотрудники :
   • в реквизите Подразделение указывается структурное подразделение, в которое производится прием сотрудника (из справочника Подразделения организаций );
   • в реквизите Должность указывается занимаемая должность из справочника Должности организаций ;
   • в реквизите Ставка указывается количество занимаемых ставок;
   • в реквизите Дата приема указывается дата приема на работу. Если сотрудник принимается на определенный срок, то в реквизите По указывается дата окончания периода работы по трудовому договору. По умолчанию реквизит По не отображается в форме документа. Для того чтобы настроить его видимость, необходимо из контекстного меню вызвать диалог Настройка списка и отметить колонку флажком;
   • в реквизите Испытательный срок указывается количество месяцев испытательного срока (если испытательный срок не предусмотрен трудовым договором, реквизит не заполняется);
   • в реквизите Условия приема можно ввести произвольную строку, характеризующую условия приема для отражения в печатной форме Т-1;
   • в реквизите График работы указывается график рабочего времени для сотрудника.
7. На закладке Начисления указываются, какие плановые начисления необходимо ежемесячно производить в пользу сотрудника, и их размер в соответствии с условиями заключенного трудового договора. Список начислений заполняется автоматически на основании следующих данных:
   • вида основного начисления сотрудника и списка персональных надбавок, указанных в данных трудового договора в справочнике Сотрудники ;
   • списка надбавок, предусмотренных для штатной единицы штатным расписанием организаций (меню Кадровый учет — Штатное расписание );
   • схемы мотивации организации: должностной схемы мотивации и схемы мотивации для рабочего места (меню Персонал — Мотивация ).

При необходимости список плановых начислений можно дополнить. При этом следует иметь в виду, что сотруднику может быть назначено только одно основное плановое начисление, т.е. начисление, по которому ведется учет рабочего времени (вид учета времени — Начисление за работу в пределах нормы времени (закладка Время видов расчета)). По таким начислениям оплачивается время, отработанное в пределах нормы времени по графику работы и измеряемое целыми днями (сменами) (например: оклад по дням, оклад по часам и т.д.).